sexta-feira, 18 de janeiro de 2013

A revelância da controladoria na gestão empresarial

1. Introdução
Por conseqüência de grande instabilidade e competições no ambiente empresarial, que está inserido em um cenário econômico de incertezas, as organizações passam se preocupar com o acompanhamento e a avaliação de seus negócios fazendo uso de ferramentas de gestão de forma eficiente para a continuidade da empresa. Tomando a empresa como um sistema e separá-la em subsistemas que desempenham funções de forma eficiente e que interagem entre si para a busca do melhor resultado do todo, desta forma alcançará o sucesso. Caso as funções não prescindirem de forma eficiente, levará empresa a um resultado não desejado.
Assim, há a necessidade que exista dentro de uma organização, funções otimizadoras, que conduzem a empresa ao melhor resultado. Estas funções percorrem desde a fase do planejamento até a execução e controle das atividades empresariais. O acompanhamento da gestão dos recursos disponíveis em uma organização representa um dos fatores do sucesso de uma instituição no cumprimento de seu objetivo. O registro, a mensuração e a análise do desempenho das operações que conduzem aos resultados obtidos no processo de transformação dos produtos e serviços são pontos cruciais na gestão organizacional.
A unidade administrativa responsável pelo acompanhamento da gestão e controle dos recursos disponíveis para o processo de produção, bem como pela análise do desempenho das operações da empresa como um todo é a Controladoria que sinteticamente em seu conceito é de fornecer aos gestores das empresas a informação que eles precisam para atingir os objetivos empresarias.
O principal objetivo é evidenciar a importância da Controladoria na administração de empresas, bem como sua contribuição como suporte à gestão econômica. Este trabalho foi desenvolvido à luz da literatura, baseado em referências bibliográficas ressaltando conceitos considerados importantes para alcançar o objetivo deste trabalho. Primeiramente procura-se fazer uma abordagem conceitual sobre Gestão Empresarial e Controladoria como o ramo do conhecimento e como um órgão administrativo que dentro da empresa é responsável pela otimização dos resultados econômicos e apoio no processo de gestão. E é partir deste foco que se procura desenvolver este trabalho.
2. Processo de gestão
Conforme esclarece Figueiredo e Caggiano (1997), em uma empresa que visa atingir os seus objetivos e resultados específicos, há a necessidade que em suas atividades desenvolvidas para que alcance este fim estejam em sintonia e que não estejam sendo desempenhada de maneira aleatória, deste modo é necessário que sejam planejadas e controladas. Assim o processo de gestão serve de suporte aos processos de tomadas de decisão e pela Controladoria, o processo de gestão ideal deve ser estruturado nas seguintes etapas: planejamento, execução e controle e sendo auxiliados pelo sistema de informações da empresa que subsidiará as decisões que se fizerem necessários em cada destas etapas.
2.2.1 Planejamento
Figueiredo e Caggiano (1997, p. 43), assim afirmam que o “Planejamento pode ser definido como o processo de reflexão que precede a ação e é dirigido para a tomada de decisão”. Em geral, o processo de planejamento e controle abrange as etapas do ciclo planejamento – execução – controle, mas como salienta Nakagawa (1995), não é algo que se realiza no vácuo, este processo de planejamento segue duas etapas.
A primeira etapa seria o Planejamento Estratégico, no qual os recursos são utilizados para obter objetivo e metas da corporação, desenvolvendo assim, padrões, políticas e estratégias. Em face, também surge a segunda etapa, o Planejamento Operacional, que visa por meios, atividades obterem recursos para realizar objetivos. Nakagawa, (1995, p. 52), define o planejamento operacional: “como produto final do orçamento operacional na busca de um equilíbrio estacionário das interações dinâmicas que ocorrem em nível de seus subsistemas internos”. Ambas as etapas são mais bem discutidas adiante.
Drucker, (1998), apud Beuren, Mambrini e Colauto (2002), afirmam que o planejamento começa pelos objetivos da empresa. Em cada área desses objetivos, é preciso formular a pergunta: Que temos que fazer, agora para alcançar amanhã nossos objetivos? Diante de tal indagação, a resposta mais óbvia é que todos devem cooperar mutuamente para obtenção de objetivos e tudo isso é papel da Controladoria.
2.2.2 Execução
Na fase de execução, todo o planejamento operacional deverá formar um conjunto de situações que melhor atenderá a obtenção dos objetivos e metas. Este processo abrangerá todas as tarefas que serão realizadas, portanto, deverá ser decidido pela empresa quem irá executá-las, como serão feitas, ou seja, formadas, e para quem o executor deverá prestar contas sobre as decisões tomadas. Nesta ocasião, o executor procurará fazer projetos e simulação e decidir-se pela melhor alternativa para conduzir a organização a ter eficácia.
Executar é realizar atividades, ou cumprirem objetivos e metas planejadas. “Para que isso realmente ocorra é de fundamental importância ter sempre o modelo de decisão dos gerentes. Tanto na escolha do plano de ação economicamente mais viável, como nas decisões ligadas à implementação que se seguirão a sua aprovação, o modelo de decisão dos gerentes requer a existência de parâmetros”. (NAKAGAWA, 1995, p. 54). Ou seja, padrões que refletem veracidade e precisão nas diretrizes e objetivos empresariais. O sistema interno tem que ser flexíveis e interagir com o externo. Segundo Beuren, Mambrini e Colauto (2002), a amplitude do controle são, em grande parte determinadas pelo porte da empresa. Uma pequena empresa pode, com um sistema de informações simples, porém operacionalmente eficiente, ter um adequado ambiente de controle.
2.2.3 Controle
A Controladoria, nada mais é do que um sistema de feedback que ajusta a comparação entre o desempenho e o objetivo planejado sendo ele de longo ou de curto prazo. O controle permite ao gestor rever tais objetivos à luz de novas circunstâncias, sendo real ou não. Para haver um controle real, associa-se o planejamento ao sistema de feedback que informa o resultado de decisões passadas (FIGUEIREDO, Caggiano, 1997).
Assim, emerge a seqüência: Feedback – Informação – Decisão – Ação, tal seqüência dentro de uma empresa, deve ser rotativa, mês a mês, ano a ano, obtendo se assim um controle satisfatório. Controle visa então assegurar os gestores, que os objetivos planejados sejam efetivamente realizados conforme previsto, apoiando-se na avaliação de resultados e desempenhos expressos pelo sistema de informações. Segundo Figueiredo e Caggiano (1997), controle é simplesmente a ação necessária para verificar se os objetivos, planos, políticas e padrões estão sendo atendidos.
3. Controladoria
A responsabilidade do gerenciamento de uma empresa é um fator determinante para o seu crescimento, pois se cria a necessidade de um sistema que identifique quais os padrões que deverão ser mantidos e quais os que necessitarão serem mudados para que haja a eficiência e a eficácia da organização dentro de um resultado econômico satisfatório. Segundo Mossimann et al (1993) apud Figueiredo e Caggiano (1997, p.26): “A controladoria refere se em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômicos, e sendo visualizado sob dois enfoques: a primeira como um órgão administrativo com uma missão, função e princípios norteados pré-estabelecidos no modelo de gestão da empresa. E a segunda como uma área do conhecimento humano com fundamentos, conceitos, princípios e métodos providos de outras ciências”.
Diante de toda a sua complexidade é possível explicar e justificar a gama de trabalhos sobre o seu funcionamento.Geralmente a literatura aborda apenas uma parte da problemática da empresa, portanto, a Controladoria surgiu para mudar o conceito de gestão, sendo é possível identificar a razão de ser uma organização e quais os fatores que estão contribuindo para que as operações financeiras tenham resultados econômicos favoráveis.(BEUREN et al, 2002).

Para Figueiredo e Caggiano (1997), os processos de interação da empresa com os diversos agentes, surgem uma série de fenômenos econômicos, políticos, sociais, educacionais, tecnológicos, ecológicos e regulatórios, induzindo assim a empresa a buscar a sua eficácia transcendendo os conceitos oferecidos pela administração, contabilidade e economia. Assim tornou-se necessário à definição de um modelo conceitual teórico de um ramo de conhecimento denominado Controladoria, para dar explicações e fornecer uma compreensão a esses fenômenos que surgiram. Segundo Mossimann (1993), apud Figueiredo e Caggiano (1997) a Controladoria é conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos provenientes das ciências de Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupam da gestão Econômica das empresas, com a função de orientá-las para a eficácia.
3.1 Controladoria: como órgão de gestão empresarial
Como em todas as empresas em suas estruturas organizacionais ocorre o processo de departamentalização, ou seja, difusão da empresa em unidades em qual cada um possui responsabilidades especificas, mas que se relacionam às outras, assim alcançando objetivo comum da empresa. Para Calijuri (2004), desta forma facilita o fluxo de informações, e conforme o modelo de Gestão da Empresa está incluída em sua estrutura organizacional a Controladoria que em sua funções e missões que abrange desde a fase de planejamento até a execução e controle das atividades empresariais.
A Controladoria em muitas empresas é considerada como um dos principais órgãos administrativos dela, pois esta em participação aos gestores informando a eles informações dos recursos disponíveis para o processo de produção e também a analise do desempenho das operações em um todo para que se chegue ao objetivo final com eficiência e a eficácia. Conforme esclarece Figueiredo e Caggiano, (1997, p. 26-27) define: “O órgão administrativo Controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial”.
Afinal “[...] a missão da controladoria é zelar pela continuidade da empresa, assegurando a otimização do resultado global”. De tal modo que esta otimização do resultado prove da geração de informações precisas para a tomada de decisão da Empresa que assim alcance eficácia empresarial. Assim elucidam Perez Junior, Pestana e Franco (1997, p. 37), “a missão da controladoria é otimizar os resultados econômicos da Empresa através da definição de um modelo de informações baseado no modelo de gestão”.
3.2 Funções da Controladoria e do Controller
Conforme Kanitz apud Perez Junior, Pestana e Franco (1997, p. 36), as funções da Controladoria podem ser resumidas nas seguintes: Informação; Motivação; Coordenação; Avaliação; Planejamento; e Acompanhamentos. Figueiredo e Caggiano (1997, p. 28) “Este novo campo de atuação para os profissionais de Contabilidade requer o conhecimento e o domínio de conceitos de outras disciplinas, como Administração, Economia, Estatísticas, Informática etc.”. O profissional da Controladoria atua na área econômica e financeira, através do desenvolvimento de um sistema de informações gerenciais que proporciona uma visão ampla, com base de dados da contabilidade, que facilita o posicionamento dos executivos numa empresa, desde o aspecto operacional até o estratégico.
Definem o Controller: “O Controller é o gestor encarregado do departamento de Controladoria; seu papel é, por meio do gerenciamento de um eficiente sistema de informação, zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias existentes, fazendo com que as atividades desenvolvidas conjuntamente alcancem resultados superiores aos que alcançariam se trabalhassem independentemente. O Controller tem como tarefa manter o executivo principal da companhia informado sobre os rumos que ela deve tomar, aonde pode ir e quais os caminhos que devem ser seguidos” (Figueiredo, Caggiano, 1997, p. 28).
Kanitz apud Figueiredo e Caggiano, (1997), os controladores possuem uma visão ampla da empresa que os habilita e enxerga as dificuldades como um todo e propõem soluções gerais. E as informações que chegam ao Controller são de características quantitativas, física, monetária ou ambas. Desta forma os controladores foram inicialmente recrutados entres os indivíduos das áreas de contabilidade e finanças das empresas.
Assim as responsabilidades do Controller em uma empresa podem simplificar-se, por exemplo, por reunir, analisar, conferir e preparar registros financeiros e contábeis, controlando os diversos setores da empresa, como pagamentos, recebimentos, produção, parte comercial, e verificando a implementação de uma política econômica na empresa. Atua como controlador, analisando e verificando se as informações da contabilidade, custos, orçamentos estão de acordo com os sistemas gerais da contabilidade. Prepara e analisa relatórios com a saúde financeira da empresa, controla gastos específicos para adequação ao orçamento, prepara documentos relativos aos pagamentos de impostos, tributos e contas. A tarefa da Controladoria requer a aplicação de princípios sadios, os quais abrangem todas as atividades empresariais, desde o planejamento inicial até a obtenção do resultado final.
Por planejamento entende-se que o Controller deve medir as possibilidades de uma empresa, perante as realidades externas, para fixar objetivo, estabelecer políticas básicas, elaborar o organograma com responsabilidades definidas para cada posição dentro da organização, estabelecer padrões de controle, desenvolver métodos eficientes de comunicação e manter um sistema adequado de relatórios. O trabalho exige atualização permanente no que se refere à legislação tributária e fiscal, bem como acompanhamento dos altos e baixos da economia. É um trabalho que exige muita concentração, detalhamento, boa memória, minúcia e organização. É a partir da Controladoria de uma empresa que são geradas as informações que vão servir de bases para a tomada de decisão estratégica.
Heckert e Wilson apud Rosa Filho (2003), com base nas características da Controladoria para o desempenho eficaz da tarefa a seu cargo, explana sobre os seguintes princípios que devem nortear o trabalho de um Controller: Iniciativa; Visão econômica; Comunicação racional; Síntese; Visão para o futuro; Oportunidade; Persistência; Cooperação; Imparcialidade; Persuasão; Consciência das limitações; Cultura geral; Liderança; Ética.
De acordo com os princípios acima citados, todo Controller deverá fornecer toda e qualquer informação que os gestores julgarem necessárias para resolver problemas das áreas afetadas, por isso os Controllers deverá antecipar e prever problemas, possuir também visão para assessorar os gestores para a captação dos efeitos econômicos das atividades exercidas em qualquer área, estudar métodos, sugerir alterações que otimizem o resultado econômico e suprir os gestores com informações necessárias a esse fim. A comunicação deverá ser racional, uma vez, que a linguagem seja compreensível, simples e útil, minimizando o trabalho de interpretação.
Os fatos e estatísticas deverão estar sintetizados em gráficos de tendências e os índices de forma que possa ser comparado entre o trabalho realizado e o planejado e não entre o trabalho realizado no período e o realizado no período anterior. O Controller deverá ter uma visão de futuro onde os resultados obtidos no presente, deverão ser trabalhados e implementados para melhorarem os resultados futuros, pois, tal oportunidade deverá fornecer informações em tempo hábil às alterações de planos ou padrões, em função de mudanças ambientais, contribuindo para o desempenho eficaz das áreas e da empresa como um todo, devendo ser persistente acompanhando os desempenhos das áreas à luz de seus estudos e interpretações e cobrar as ações sugeridas para otimizar o resultado econômico global.
A imparcialidade do Controller, muitas vezes poderá ocasionar dificuldades no relacionamento entre gestores, porém, é necessário que as informações cheguem à cúpula, mesmo quando os resultados econômicos das áreas não forem os mais eficientes. A missão do Controller é manter a organização sempre com os resultados econômicos otimizados. Dentre esses princípios básicos da ação do Controller podemos citar ainda, a persuasão, a consciência limitada, a cultura geral, a liderança e também a ética que são condições absolutamente necessárias para que o profissional seja respeitado no que faz. Muito das qualificações citadas acima deve ser conhecido por todos os gestores, para os conceitos econômicos é de conhecimento dos Controller para que possa inferir as implicações das forças políticas, econômicas e sociais do ambientes internos e externos à empresa.
4. Considerações finais
Este trabalho procurou demonstrar a relevância da Controladoria no processo de gestão das organizações, como um órgão administrativo definido na estrutura organizacional, com o propósito de oferecer o devido apoio à consecução dos objetivos institucionais.
Comprovando que a missão da Controladoria é de otimizar os resultados econômicos e fornecer suporte informacional em todas as etapas do processo de gestão, com intenção de assegurar os interesses da empresa, pois neste campo dos negócios, a organização tem que ter funções otimizadoras e que estejam acompanhando e avaliando os negócios e se estão compatíveis com os que inicialmente planejado, principalmente pelo o fato que neste cenário dos negócios que ocorre as competividades das empresas e a intensa instabilidade e os desenvolvimentos tecnológicos, as influências governamentais e o comportamento dos consumidores e fornecedores, são alguns fatores que influenciam à situação empresarial, ameaçando ou oferecendo oportunidade à sobrevivência dela.
Desta forma precisa-se de pessoas de visão ampla de empresa que enxergue as dificuldades, e que propõem soluções, o Controller. O modelo de gestão, definido ou não, expõe as diretrizes pelas quais se pretende gerir os negócios da empresa, e que pela Controladoria o modelo de gestão ideal, é que se tenha um processo de gestão, que prossegue desde o planejamento, execução e controle, e que assim direcione para as tomadas de decisões e resulte em um resultado satisfatório no geral. Assim fica claro que a Controladoria como um órgão administrativo é tornar a empresa viável a todos que diretamente ou indiretamente esta relacionada a ela, coordenando o processo de gestão empresarial com objetivo à eficácia.
Referências bibliográficas
BEUREN, I.M.; MAMBRINI, A.; COLAUTO, R. D. A controladoria como unidade administrativa de suporte ao processo de gestão na perspectiva da gestão econômica. Revista do CRCPR, Curitiba/PR, v. 27, n. 133, p. 41-50, 2002. Disponível em: <www.crcpr.org.br/novo/publicacoes/revista/113/controladoria.htm>. Acesso em: 03/10/2006
CALIJURI , M. S. S. Controller- O perfil atual e a necessidade do mercado de trabalho. Revista do CRCPR, Curitiba/PR, v. 29, n. 140, 2004. Disponível em: <www.crcpr.org.br/novo/publicacoes/revista/140/controller.htm>. Acesso em: 15/11/2006
FIGUEIREDO, S.; CAGGIANO, P. C. Controladoria: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1997.
NAKAGAWA, M. Introdução a Controladoria: conceitos, sistemas implementação. São Paulo: Atlas, 1995.
PEREZ JUNIOR, J. H.; PESTANA, A. O.; e FRANCO, S. P. C. Controladoria de gestão: teoria e prática. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1997.
ROSA FILHO, C. Controladoria – o perfil do profissional de controladoria. Revista do CRCPR, Curitiba/PR, v. 28, n. 137, 2003. Disponível em: <www.crcpr.org.br/novo/publicacoes/revista/137/controladoria.htm>. Acesso em: 23/11/2006.

Fonte: http://www.classecontabil.com.br/artigos/ver/1192 - 18/01/2013

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