1.
APRESENTAÇÃO
Atualmente,
as organizações dependem cada vez mais de informações adequadas e que permitam
a tomada de decisão eficaz. No entanto, nas empresas, é comum a falta de
integração entre as áreas, o que dificulta sobremaneira a gestão empresarial.
Tal fato pode ser observado, inclusive, entre a Contabilidade e as demais áreas
da instituição, principalmente no nível estratégico, ou seja, a informação
contábil é pouco utilizada pelo tomador de decisão.
Por
vezes, a responsabilidade dessa situação é decorrente da própria atuação da
área contábil, quando se preocupada mais com os aspectos fiscais que com a
gestão organizacional. Por outro lado, não se pode deixar de considerar a
responsabilidade da administração da empresa sobre a pouca utilização da
informação contábil na tomada de decisão visto que, por muitas vezes, existe o
desconhecimento, por parte do gestor, do potencial dos sistemas contábeis.
O
presente artigo visa, de forma resumida e sem esgotar a discussão, mostrar a
importância da integração entre as atividades de administração e contabilidade,
a partir da informação e dos respectivos sistemas – gerencial e contábil –
podendo ser a área de controladoria um espaço importante para tal integração.
Inicialmente, vale destacar alguns aspectos que envolvem as atividades de
administração e contabilidade.
2.
ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE
Embora
Taylor e Fayol, com suas obras publicadas no início do século XX, sejam
considerados os pais da Administração, desde o início da humanidade diversos
princípios administrativos eram utilizados, como os da divisão do trabalho e da
estrutura hierarquizada. Assim como a Administração, a Contabilidade remonta,
também, dos primórdios da civilização, onde os aspectos quantitativos dos
rebanhos e outros bens objetivavam o registro do patrimônio. No entanto,
considera-se como marco inicial da Contabilidade a obra Summa de Arithmética,
Geometria, Proportioni et Proporcionalitá, do Frei Luca Pacioli, publicada em
Veneza, no século XV, na qual está inserido o tratado sobre contabilidade e
escrituração.
A
Administração é o ramo do conhecimento que cuida da gestão dos recursos e do
processo decisório. A Contabilidade, por sua vez, cuida do patrimônio da
organização, expresso monetariamente e registra e fornece informações
financeiras. Portanto, por um lado, a função principal do Administrador é a de
gerir a organização e, por conseguinte, tomar decisões, por outro lado, o
Contador tem, dentre outras responsabilidades, a função de cuidar da informação
contábil e fornecer subsídios para que o Administrador possa exercer, com
eficácia, as suas funções.
O
Contador pode ir além e também participar do processo de tomada de decisão,
sendo necessário, para isso, que incorpore conhecimentos de gestão
organizacional, ampliando, assim, o seu leque de atuação e, com isso, afastando
as críticas comumente feitas pelos gestores da organização, de que sua atuação
profissional atende apenas às necessidades fiscais.
Por conta
dessa visão integradora da atuação dos profissionais da Administração e da
Contabilidade, observa-se a necessidade da adoção do modelo sistêmico nas
organizações e, em decorrência, do gerenciamento por processos. Para isso,
torna-se importante a implementação do chamado ciclo PDCA (Planejar,
Desenvolver, Controlar e Agir) onde cada uma dessas etapas é atendida pelas
informações oriundas dos Sistemas de Informação Gerencial e Contábil, sendo
necessário que estas sejam oportunas, corretas, confiáveis e com periodicidade
necessária, viabilizando, assim, o controle e a tomada eficaz de decisões por
parte dos gestores da organização.
3. A
INFORMAÇÃO E OS SISTEMAS
A
informação é fundamental para o tomador de decisão e sem ela não existe
Administração eficaz. Mas, afinal, o que é informação? Diversas são as
definições, com algumas, inclusive, mostrando a diferença entre dado e
informação. Para Cautela e Polloni (1982) informação é a transformação do
conhecimento. Stair (1998) já define dados como os fatos em sua forma primária
e informação como os organizados de uma maneira significativa. Gil (1992), por
sua vez, considera dado como matéria-prima e informação como produto final.
Resumindo, dados são os itens básicos de informação, antes de serem
transformados, enquanto que informações são os resultados. Assim, os dados
(entrada) são transformados (processamento) e geram resultados (saída). Os
dados alimentam, dão entrada no sistema e as informações são produzidas, saem
do sistema.
Entretanto,
para que sejam utilizadas de forma eficaz pelo tomador de decisão e possam ser
consideradas como um recurso estratégico, as informações devem ser geradas a
partir das necessidades do usuário e serem comparativas, confiáveis,
econômicas, com periodicidade certa e detalhamento adequado. “Tanto mais
dinâmica será uma empresa quanto melhores e mais adequadas forem as informações
de que os gerentes dispõem para as suas tomadas de decisão”. (CASSARRO, 1988,
p. 38).
Para
auxiliar na ação gerencial, a informação deve permitir o controle do
planejamento estabelecido com a respectiva medição e avaliação dos resultados
alcançados, propiciando o rápido ajuste à melhoria das ações da organização.
Para que seja implementado com sucesso, o controle envolve quatro etapas:
prever os resultados das decisões na forma de medidas de desempenho; reunir
informações sobre desempenho real; comparar o desempenho real com o previsto;
e, verificar quando uma decisão foi deficiente e corrigir o procedimento que a
produziu e suas conseqüências, quando possível. (CATELLI; PEREIRA; VASCONCELOS,
1999).
Importante,
também, é observar que as informações não devem ser tratadas de forma isolada,
mas sim de forma sistêmica e integrada, compondo os diversos sistemas de
informações da organização, aí incluídos os sistemas de informações gerenciais
e os contábeis. Tais sistemas são interdependentes e inter-relacionados e
sofrem a influência do ambiente externo, estando, por conseguinte, em constante
mutação. Por isso, a visão da empresa como um todo é fundamental para a eficaz
implementação dos sistemas de informação.
Autores
destacam a importância dos sistemas de informação para a tomada de decisão
quando afirmam: “(...) sistema é um processo ou um esquema de trabalho
estruturado para orientar a tomada de decisão empresarial, em vista de
propósitos preestabelecidos e, sempre, da melhor maneira possível”.(LUPORINI;
PINTO, 1985, p.46); “O objetivo dos sistemas de informação é apresentar os
fluxos de informação e estabelecer vinculações com o processo decisório na
organização.” (ARAÚJO, 2001, p.154); “O processo de gestão constitui-se num
processo decisório. Decisões requerem informações. Os sistemas de informações
devem apoiar as decisões dos gestores em todas as fases do processo de gestão,
que requerem informações específicas”. (PEREIRA, 1999, p.61).
A
respeito da informação contábil, ela deve ser dinâmica e, com isto, atender às
rápidas transformações das estratégias organizacionais em função das
modificações dos cenários. A Contabilidade, pois, deve ser preditiva e fornecer
informações e não dados. Cada grupo de tomadores de decisão impõe-lhe limites
referentes à informação necessária as suas decisões, que condicionarão a
seleção dos dados de entrada. (MISIMANN; FISCH, 1999).
A questão
da utilização das informações contábeis no processo de tomada de decisão vem
sendo alvo de atenção por parte das organizações, sendo cada vez maior o número
de empresas que estão percebendo que sem uma boa contabilidade, não há dados
para a tomada de decisão(MARION, 1998). Portanto, os contadores devem
transformar os dados em informações que os usuários desejam, produzindo
relatórios que contenham informações adequadas, com periodicidade certa e que
sejam do nível de compreensão daqueles que a utilizam, caso contrário, a
informação perde a utilidade. Por sua vez, os Administradores devem perceber a
importância das informações contábeis para o estabelecimento de indicadores
para a tomada de decisão.
Observa-se,
portanto, que a integração entre a Administração e a Contabilidade está
diretamente relacionada à informação e aos respectivos sistemas – gerencial e
contábil – propiciando, assim, o gerenciamento eficaz das organizações. A
implementação da função controladoria nas organizações, composta de forma
multidisciplinar por Administradores e Contadores, facilita o gerenciamento das
informações e fornece alternativas mais precisas ao tomador de decisão.
4. A
CONTROLADORIA
Destacando-se
o controle, cabe observar que tal função está intimamente ligada ao
planejamento por meio do sistema de feedback que fornece informações sobre o
resultado das decisões passadas. Tal sistema é necessário para avaliar a
qualidade do processo decisório e seus aprimoramentos. (OLIVEIRA, 1999).
Para
atender ao já citado ciclo PDCA, a Controladoria deve adotar um modelo dinâmico
e interativo, auxiliando a organização no alcance da otimização dos processos e
busca de resultados competitivos utilizando, para isso, informações
provenientes dos diversos sistemas de informações. O órgão administrativo
Controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo
decisório, colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial.
(FIGUEIREDO; CAGGIANO,1997).
Portanto,
a área mais propícia para a atuação integrada entre o Administrador e o
Contador é a Controladoria. Justifica-se tal afirmativa pelo fato de ser um
órgão da empresa que possui uma estrutura funcional formada por conceitos e
técnicas derivadas da Contabilidade, Economia e Administração, objetivando,
dentre outras atribuições, a geração de informações úteis e necessárias aos
gestores para as tomadas de decisão na busca da eficácia empresarial.(VILLAS
BOAS, 1999).
5.
CONCLUSÃO
A
Administração e a Contabilidade, em decorrência do progresso industrial e
comercial, passaram a representar ramos do conhecimento humano dos mais
evoluídos nos últimos tempos (VILLAS BOAS, 1999). Por isso, os profissionais
dessas áreas necessitam de constante atualização, não só de conhecimentos, mas,
também, da introdução de novos métodos de trabalho. (PEREZ JUNIOR; PESTANA;
FRANCO, 1995).
Contabilidade
deve procurar desenvolver o Contador do futuro, que terá de ser um profissional
com visão global, interessado em todo sistema de informações contábeis, tendo
em mente que a Contabilidade é, na verdade, uma grande central de informações,
disponíveis para os seus usuários, bastando apenas acessa-la. (SILVA, 1998).
Por outro lado, o Administrador deve utilizar mais as informações provenientes
da Contabilidade, passando a ter uma atuação mais integrada com o profissional
contábil.
Finalizando,
para que sejam atendidas às condições citadas anteriormente, faz-se necessário
que os currículos dos cursos de graduação em Administração e em Ciências
Contábeis tenham maior convergência, ou seja, um conjunto maior de disciplinas
comuns aos dois cursos, com ênfase em gestão.
6. NOTAS
1 -
HISTÓRIA DA CONTABILIDADE. Disponível em: http://unicontabil.hpg.ig.com.br
2 - Ciclo
criado por Walter A. Shewhart (estatístico americano, trabalhou no Bell
Laboratories em Nova Iorque e desenvolveu técnicas para a introdução do
controle estatístico nos processos industriais) e levado ao Japão na década de
1950 por William Edwards Deming (matemático americano que estudou com Shewhart,
em Nova Iorque, nos anos de 1930.
7.
BIBLIOGRAFIA
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